Étude de Cas : Academy Numerique et la Révolution de la Gestion des Formations avec Bubble
Révolution dans la Formation : Comment Academy Numerique a Transformé sa Gestion avec Bubble
Dans le monde en constante évolution de la formation professionnelle, s’adapter aux exigences réglementaires tout en offrant une expérience de qualité aux apprenants est un défi majeur. Les organismes de formation sont confrontés à la complexité croissante des processus administratifs, pédagogiques et financiers. Pour Academy Numerique, cette complexité a été multipliée par la diversité des formations proposées et des financeurs impliqués. Face à ces défis, l’organisme a choisi une voie innovante : la digitalisation sur-mesure avec Bubble. Plongeons dans cette étude de cas pour découvrir comment cette décision a non seulement résolu leurs problèmes immédiats, mais a également positionné Academy Numerique comme un leader innovant dans le domaine de la formation.
Contexte
L’univers de la formation professionnelle est en constante évolution. Les organismes de formation, tels qu’Academy Numerique, sont confrontés à des défis majeurs pour s’adapter aux exigences croissantes, notamment celles du label Qualiopi. La complexité s’intensifie lorsque l’organisme propose différents types de formations financées par divers acteurs, tels que les OPCO, les régions ou Pôle emploi. Chaque type de formation a ses propres indicateurs, processus et systèmes de facturation, rendant la gestion administrative et pédagogique d’autant plus ardue.
Benchmark des solutions du marché
Après avoir élaboré un cahier des charges détaillé, Academy Numerique a entrepris un benchmark des solutions du marché, incluant ypareo, hot3team, digiforma, valsoftware, dendreo, GesCOF, et bien d’autres, et bien d’autres. Si chaque solution avait ses avantages, plusieurs points bloquants communs ont été identifiés. Aucune ne répondait parfaitement aux besoins spécifiques de l’organisme. De plus, la majorité étaient en mode SAAS, sans possibilité de personnalisation. Le coût, souvent lié au nombre d’utilisateurs, pouvait s’avérer exorbitant pour certaines solutions.
Une forme de dépendance à l'égard du prestataire
Opter pour une solution du marché signifiait également s’enfermer dans une dépendance vis-à-vis du prestataire. Cette dépendance pouvait limiter l’évolutivité de la solution et sa maintenance à long terme. De plus, Academy Numerique avait une vision claire : plutôt que de centraliser toutes les fonctionnalités dans un seul outil, il est préférable de faire communiquer les meilleures solutions entre elles et garder le contrôle de son développement.
Développement avec Bubble
Face à ces défis, la solution du No-Code avec Bubble est apparue comme une évidence. Academy Numerique a ainsi développé un ERP sur-mesure, répondant à 100% de ses besoins actuels et futurs. Grâce à Bubble, l’organisme a pu intégrer divers outils, tels que Ganttic pour la gestion des ressources, Anvil pour les émargements en ligne ou la génération de Cerfa PDF automatisé, et la solution SMS ClickSend pour la double authentification. La sécurité, la conformité RGPD et l’optimisation des serveurs avec AWS ont été des éléments clés de cette mise en œuvre.
Nous proposons de mettre notre développement Bubble à disposition des OFA
Nous offrons aux organismes de formation la possibilité d’accéder à notre développement Bubble clé en main, doté de toutes les fonctionnalités essentielles. Ce développement est disponible en tant que template premium, prêt à être téléchargé directement depuis le site de bubble.io
Les possibilités de la plateforme
La plateforme développée avec Bubble offre une panoplie de fonctionnalités adaptées à chaque profil d’utilisateur, garantissant ainsi une expérience utilisateur optimale et une gestion efficace des formations. Voici un aperçu de quelques fonctionnalités offertes pour chaque type d’accès :
Accès stagiaire
- Création de compte : Un espace personnel où le stagiaire peut gérer ses informations, suivre son parcours et interagir avec les formateurs.
- Upload de documents : Une interface intuitive pour télécharger tous les documents nécessaires, tels que les diplômes, CV, et autres pièces justificatives.
- Signature de contrats : Une fonctionnalité de signature électronique pour les contrats tripartites, garantissant sécurité et conformité.
- Consultation du programme : Accès au détail des modules, des sessions et des objectifs de la formation.
- Auto-positionnement : Des tests en ligne pour évaluer les compétences initiales et finales du stagiaire.
- Évaluation quotidienne : Un système de feedback permettant au stagiaire d’évaluer chaque journée de formation.
- Bilans et enquêtes : Des questionnaires de satisfaction pour recueillir les retours des stagiaires et améliorer continuellement l’offre.
- Suivi de l’employabilité : Un outil de suivi post-formation pour évaluer l’insertion professionnelle du stagiaire à différents intervalles.
Accès formateurs & ref pédagogique
- Gestion des documents : Un espace dédié pour télécharger et gérer des documents tels que l‘attestation URSSAF, le CV, les diplômes, etc.
- Agenda : Un calendrier interactif pour consulter les sessions de formation, les disponibilités et les rendez-vous.
- Bilans individuels et collectifs : Des outils pour évaluer les progrès des stagiaires, identifier les points d’amélioration et adapter la pédagogie.
Accès entreprise (CFA)
- Gestion des contrats : Un espace pour suivre l’évolution des contrats tripartites, les signer électroniquement les Cerfa et interagir avec l’organisme de formation.
- Feedback sur les alternants : Une interface pour fournir des retours sur la performance et l’adaptabilité des alternants en entreprise.
Accès administratif
- Gestion des inscriptions : Un tableau de bord pour suivre les demandes d’inscription, les valider ou les refuser.
- Convocations et informations collectives : Des outils pour planifier et communiquer sur les sessions d’information et les journées de formation.
- Création et signature automatique des contrats d’apprentissage en PDF à partir des données apprenant et entreprise
- Suivi des contrats : Une vue d’ensemble des contrats en cours, signés, en formation ou en rupture.
- Gestion des absences : Un système pour enregistrer et suivre les absences des stagiaires.
- Statistiques de satisfaction : Des graphiques et des tableaux pour analyser les retours des stagiaires et améliorer l’offre.
- Moteur de recherche : Un outil puissant pour retrouver rapidement un candidat, une entreprise ou une session de formation.
La combinaison de ces fonctionnalités offre à Academy Numerique une plateforme complète et adaptée à ses besoins, permettant une gestion efficace et optimisée de ses formations.
Quels résultats en termes de qualité ?
La mise en place de cette nouvelle plateforme a permis d‘améliorer considérablement la qualité des services offerts. Alors que les coûts salariaux ont été divisés par deux, le taux de satisfaction du suivi des apprenants a été multiplié par sept.
Quels résultats en termes de productivité ?
La mise en place de la plateforme Bubble a entraîné une transformation radicale de la productivité au sein d’Academy Numerique. Avant l’adoption de cette solution, la gestion administrative et pédagogique des formations nécessitait une main-d’œuvre conséquente. Cependant, avec l’automatisation et la centralisation des processus offertes par la plateforme, l’organisme a pu réaliser des économies significatives en termes de ressources humaines.
Auparavant, il fallait 3 ETP (Équivalents Temps Plein) pour gérer annuellement les 120 alternants sur des formations certifiantes, les 120 entreprises partenaires, ainsi que les 200 stagiaires en formations professionnelles avec Pôle emploi et la Région Sud. Avec la mise en œuvre de la plateforme Bubble, ce nombre a été réduit de moitié. Aujourd’hui, seulement 1,5 ETP est nécessaire pour accomplir ces mêmes tâches.
Cette réduction du personnel administratif ne s’est pas faite au détriment de la qualité. Au contraire, grâce à la plateforme, les processus sont devenus plus fluides, les erreurs administratives ont diminué, et la communication entre les différents acteurs (stagiaires, formateurs, entreprises) s’est améliorée.
En outre, la capacité de la plateforme à s’intégrer avec d’autres outils a permis d’éliminer de nombreuses tâches redondantes et manuelles. Par exemple, l’intégration avec des outils comme Ganttic pour la gestion des ressources formateurs, Anvil pour les émargements en ligne, et ClickSend pour la double authentification a automatisé des processus qui étaient auparavant chronophages.
En somme, la plateforme a non seulement permis à Academy Numerique de réduire ses coûts opérationnels, mais elle a également amélioré l’efficacité et la précision de la gestion des formations, conduisant à une meilleure satisfaction des stagiaires et des partenaires.
Quels résultats en termes d’interopérabilité ?
L’un des grands avantages du No-Code est sa flexibilité. Récemment, de nouvelles spécialisations ont été ajoutées à la plateforme en moins de 10 minutes. De plus, si un nouvel outil doit être intégré, comme une solution d’IA pour analyser les taux de rupture, cela peut être fait rapidement. Avec plus de 5000 applications disponibles sur Zapier ou Make, les possibilités d’intégration avec Bubble.io sont presque infinies.
Quels résultats en termes de coût ?
Lorsqu’il s’agit d’évaluer les coûts, il est essentiel de prendre en compte non seulement les dépenses directes, mais aussi les coûts cachés et les économies potentielles. Dans le cas d’Academy Numerique, l’adoption de la plateforme Bubble a entraîné des changements significatifs en termes de coûts.
Coûts directs
La plateforme Bubble est facturée à un tarif forfaitaire de 119 €/mois, offrant une liberté totale en termes de nombre d’utilisateurs et de fonctionnalités. Lorsque l’on ajoute les frais associés aux autres logiciels intégrés, tels que Ganttic, Anvil et ClickSend, le coût total s’élève à environ 179 €/mois. Comparé aux solutions SAAS traditionnelles du marché, qui peuvent coûter plusieurs dizaines de milliers d’euros par an, surtout lorsqu’elles sont facturées par utilisateur, cette économie est substantielle.
Coûts de développement
Bien que la plateforme Bubble soit conçue pour le développement sans code, la mise en place d’une solution aussi complète et personnalisée nécessite du temps. Le temps passé à développer, tester et optimiser l’outil représente un coût en termes de ressources humaines. Cependant, ce coût est un investissement. En effet, en internalisant le développement, Academy Numerique a acquis une maîtrise totale de son outil, lui permettant de l’adapter et de l’évoluer selon ses besoins sans dépendre d’un prestataire externe.
Économies réalisées
Outre les économies directes sur les frais de licence, la plateforme a permis de réduire considérablement les coûts salariaux grâce à l’automatisation et à l’efficacité accrue des processus. De plus, en évitant les coûts cachés associés aux solutions moins flexibles (comme les frais de formation, les coûts d’intégration ou les coûts de changement de fournisseur), Academy Numerique a pu allouer ses ressources de manière plus stratégique.
Retour sur investissement
Lorsque l’on considère le temps économisé, la réduction des erreurs, l’amélioration de la satisfaction des utilisateurs et la capacité à s’adapter rapidement aux besoins changeants, le retour sur investissement de la plateforme est clairement positif. Même en tenant compte du temps passé à développer l’outil, les bénéfices à long terme, tant en termes financiers qu’opérationnels, dépassent largement les coûts initiaux.
En conclusion, en évaluant les coûts sous tous leurs aspects, il est évident que la décision d’Academy Numerique d’adopter Bubble et de développer sa propre solution a été judicieuse et rentable.
L'étude de cas d'Academy Numerique illustre brillamment les avantages de la digitalisation sur-mesure avec Bubble pour les organismes de formation.
les points positifs
- Adaptabilité : La solution développée répond à 100% des besoins actuels de l’organisme et est prête à évoluer pour répondre aux besoins futurs.
- Interopérabilité : La capacité de se connecter facilement à d’autres outils, comme Ganttic ou Anvil, démontre la flexibilité de la plateforme.
- Efficacité : La réduction des ressources humaines nécessaires et l’amélioration du taux de satisfaction des apprenants témoignent de l’efficacité opérationnelle de la solution.
les points positifs
- Autonomie : En évitant la dépendance à un prestataire externe, Academy Numerique conserve le contrôle total sur son outil et son évolution.
- Rentabilité : Avec un coût fixe et abordable, sans surprise liée au nombre d’utilisateurs, la solution offre un excellent rapport qualité-prix.
- Innovation : L’utilisation du no-code avec Bubble positionne Academy Numerique comme un pionnier dans l’adoption de technologies avant-gardistes dans le domaine de la formation
Karine Uros
Présidente de vicenta formation
« Avant de découvrir le template Bubble proposé par Academy Numerique, la gestion de nos formations en esthétique était un véritable casse-tête. En tant que directrice de Vicenta Formation, j’étais constamment à la recherche d’une solution qui pourrait simplifier nos processus tout en offrant une expérience optimale à nos apprenants.
Lorsque nous avons décidé d’adopter le template Bubble, tout a changé. Cet outil no-code nous a permis de personnaliser chaque aspect de notre gestion de formation sans avoir besoin de compétences techniques avancées. Les inscriptions, le suivi des apprenants, la planification des cours, tout est devenu plus fluide et intégré.
Ce qui m’a le plus marquée, c’est la rapidité avec laquelle nous avons pu mettre en place cette solution. En quelques jours seulement, nous avions un système opérationnel, adapté à nos besoins spécifiques dans le domaine de l’esthétique.