ERP BTP sur-mesure : comment Alpes Provence Menuiserie pilote son entreprise en temps réel
Dans le BTP, la performance ne dépend pas seulement de la qualité d’exécution sur chantier. Elle dépend aussi de la capacité à coordonner efficacement la direction, les conducteurs de travaux, la logistique, l’administratif, la comptabilité et les équipes terrain.
C’est le défi relevé par Alpes Provence Menuiserie, entreprise du bâtiment de 30 collaborateurs, avec la création d’un ERP sur-mesure développé en No-Code.
L’objectif : construire un outil métier adapté aux vrais processus de l’entreprise, plutôt que d’imposer un logiciel générique difficile à faire adopter.
Les résultats obtenus avec l’ERP BTP sur-mesure
13 heures gagnées chaque semaine
une visibilité en temps réel sur les chantiers
des tableaux de bord direction, logistique, SAV et chantier
des données centralisées et fiables
des automatisations métier
une base prête pour intégrer l’intelligence artificielle
/ semaine gagnées
Temps libéré sur l’administratif, les conducteurs de travaux, la logistique et la comptabilité.
de réduction du temps de recherche d’informations
de visibilité sur les achats et la facturation
Les données clés sont centralisées dans un système unique.
Le contexte : une entreprise BTP avec des processus trop spécifiques pour un ERP standard
Comme beaucoup d’entreprises du bâtiment, Alpes Provence Menuiserie devait gérer une activité complexe :
- plusieurs chantiers en parallèle ;
- des conducteurs de travaux à coordonner ;
- des achats à suivre ;
- des livraisons à réceptionner ;
- des véhicules et machines à planifier ;
- des heures à contrôler ;
- des documents à centraliser ;
- des interventions SAV à piloter ;
- des données comptables à fiabiliser.
Les ERP classiques couvrent souvent une partie des besoins, mais rarement toute la réalité terrain.
Dans le cas d’APM, les processus étaient trop spécifiques pour être correctement traités par un logiciel standard : suivi chantier, SAV, livraisons, machines, paie, documents, validations, données issues de ProDevis et besoins de reporting en temps réel.
Le choix a donc été clair : créer un ERP BTP sur-mesure, évolutif, aligné sur les méthodes de travail réelles de l’entreprise.
Le problème des ERP standards dans le BTP
Un ERP classique impose souvent ses propres logiques :
- modules trop génériques ;
- paramétrage long ;
- fonctionnalités inutiles ;
- coût par utilisateur ;
- faible adoption terrain ;
- manque de souplesse ;
- données dispersées entre plusieurs logiciels.
Dans une entreprise de BTP, cette rigidité peut rapidement devenir un frein. Les équipes finissent par retourner vers Excel, les mails, les appels ou les messages informels.
Le risque : l’entreprise possède un ERP, mais continue à piloter avec des données incomplètes ou obsolètes.
Notre expertise : agence No-Code & IA spécialisée BTP
Chez Academy Numérique, nous concevons des outils métier sur mesure pour les PME du bâtiment qui veulent reprendre la main sur leur système d’information.
Notre approche combine No-Code, automatisation et intelligence artificielle pour créer des ERP simples, évolutifs et adaptés aux vrais usages terrain : direction, conducteurs de travaux, administratif, comptabilité, logistique, SAV et équipes chantier.
Contrairement à un logiciel standard, nous partons de vos processus existants : chantiers, achats, planning, facturation, pointage, documents, livraisons, SAV, véhicules ou stocks. L’objectif est clair : centraliser les données, éviter les doubles saisies et donner aux équipes une information fiable en temps réel.
Nos solutions s’appuient sur des technologies agiles comme Bubble, Make, N8N, OpenAI et Mistral, avec une logique pragmatique : déployer rapidement une première version utile, tester avec les équipes, puis enrichir progressivement l’ERP avec des automatisations et des assistants IA.
Le choix d’APM : un ERP No-Code adapté au terrain
APM a choisi une approche différente : construire un ERP sur-mesure en No-Code.
L’objectif était clair :
- adapter l’outil aux processus réels ;
- centraliser les informations critiques ;
- connecter les outils existants ;
- faciliter l’utilisation mobile sur le terrain ;
- automatiser les tâches récurrentes ;
- donner à la direction une vision fiable en temps réel ;
- permettre des évolutions progressives sans repartir de zéro.
Cette logique No-Code permet de créer rapidement une première version, puis de faire évoluer l’ERP au fil des usages réels.
Une approche progressive pour garantir l’adoption des équipes
Le succès d’un ERP ne se mesure pas uniquement à ses fonctionnalités. Il se mesure surtout à son utilisation réelle par les équipes.
Chez APM, l’ERP est utilisé quotidiennement par tous les services :
- direction ;
- conducteurs de travaux ;
- logistique ;
- administratif ;
- comptabilité ;
- équipes terrain.
Cette adoption n’est pas le fruit du hasard. Elle repose sur une méthode progressive.
Étape 1 : déployer rapidement une première version fonctionnelle
Une première version de l’ERP a été mise en place rapidement pour créer une dynamique d’usage.
L’objectif n’était pas de tout développer dès le départ, mais de poser une base solide :
- premiers écrans utiles ;
- premières données centralisées ;
- premiers workflows ;
- premiers indicateurs ;
- premiers retours utilisateurs.
Cette logique de V1 évite les projets trop longs, trop théoriques ou déconnectés du terrain.
Étape 2 : co-construire l’ERP avec les équipes pendant 12 mois
Après la première version, l’ERP a été enrichi progressivement avec les équipes APM.
Cette phase de co-conception a permis de digitaliser les processus métier de manière cohérente :
- suivi chantier ;
- achats ;
- livraisons ;
- documents ;
- SAV ;
- logistique ;
- véhicules ;
- paie ;
- tableaux de bord.
L’intérêt de cette méthode : chaque module répond à un besoin réel observé sur le terrain
Étape 3 : transformer l’ERP en système nerveux de l’entreprise
À terme, l’ERP n’est plus un outil isolé. Il devient le centre opérationnel de l’entreprise.
Chaque donnée saisie alimente les tableaux de bord, les suivis chantier, les alertes, les documents et les indicateurs de performance.
APM dispose ainsi d’une vision complète, immédiate et fiable de son activité.
Les résultats : 13 heures gagnées par semaine et une meilleure visibilité opérationnelle
Gains mesurés par service
| Service | Gain estimé | Impact opérationnel |
|---|---|---|
| Administratif | 2 h / semaine | Paie, exports et réconciliations simplifiées |
| Conducteurs de travaux | 4 h / semaine | Suivi chantier et reporting accélérés |
| Logistique | 3 h / semaine | Livraisons, maintenances et tâches mieux structurées |
| Comptabilité | 4 h / semaine | Contrôles, paie et préparation comptable fiabilisés |
Moins de recherche d’informations, plus de décisions utiles
Avant l’ERP, les équipes perdaient du temps à chercher les bonnes informations :
- dans les mails ;
- dans les fichiers ;
- dans les téléphones ;
- dans les échanges informels ;
- dans différents logiciels non connectés.
Avec l’ERP, l’information devient :
- centralisée ;
- accessible ;
- fiable ;
- partagée ;
- mise à jour automatiquement.
Les équipes passent moins de temps à chercher et plus de temps à agir.
Un tableau de bord BTP pour piloter l’entreprise en temps réel
Les indicateurs suivis par la direction
Le tableau de bord permet de suivre :
- la facturation annuelle ;
- les montants encaissés ;
- les factures en attente ;
- les chantiers terminés ;
- les marges ;
- les jours de pose ;
- les achats engagés ;
- les chantiers du jour ;
- le suivi SAV ;
- la performance par conducteur de travaux.
Chaque indicateur est alimenté automatiquement par les données saisies dans les différents modules de l’ERP
Un pilotage continu au lieu d’un reporting tardif
Dans beaucoup d’entreprises du BTP, les problèmes sont détectés trop tard :
- dépassement d’achats ;
- retard de facturation ;
- dérive de planning ;
- surconsommation de temps ;
- SAV non facturé ;
- marge surestimée.
Avec un tableau de bord temps réel, la direction peut identifier plus rapidement les chantiers à risque et ajuster ses décisions avant la fin du mois.
Module Chantiers : détecter les dérives avant qu’elles ne deviennent critiques
Une vision complète du portefeuille chantier
Chaque chantier peut être suivi avec :
- référence ;
- client ;
- conducteur responsable ;
- équipe affectée ;
- montant du marché ;
- achats prévus ;
- achats réalisés ;
- pose prévue ;
- pose effectuée ;
- facturation ;
- statut d’avancement ;
- documents ;
- photos ;
- commentaires.
Cette structure permet de passer d’un suivi dispersé à une lecture claire de chaque projet.
Des filtres pour identifier les chantiers à risque
L’ERP permet de filtrer les chantiers par :
- conducteur de travaux ;
- durée prévue ;
- date de démarrage ;
- statut financier ;
- reste à facturer ;
- achats engagés ;
- anomalies ;
- dépassements ;
- planning.
L’objectif est simple : repérer plus vite les chantiers qui nécessitent une action.
87 % de réduction du temps de recherche d’informations
Achats, livraisons et documents : fiabiliser la traçabilité chantier
Un suivi complet des achats
Le module Achats & Livraisons permet de suivre :
- fournisseur ;
- chantier concerné ;
- montant prévu ;
- montant engagé ;
- date de commande ;
- date de livraison ;
- statut de réception ;
- documents associés ;
- factures ;
- bons de livraison ;
- accusés de réception.
Chaque achat est rattaché au bon chantier, ce qui facilite l’analyse des coûts réels.
Une centralisation des pièces justificatives
L’ERP permet de déposer les documents directement au niveau du chantier ou de l’achat concerné.
Cela évite les situations fréquentes :
- “On ne retrouve plus le bon de livraison.”
- “La facture n’est pas rattachée au bon chantier.”
- “On ne sait plus si la commande est passée.”
- “Le fournisseur conteste une relance.”
- “La comptabilité doit rechercher les pièces.”
La traçabilité devient un levier de productivité et de fiabilité.
Logistique, véhicules et machines : structurer les ressources critiques
Tableau de bord logistique
Le tableau de bord Logistique centralise :
- livraisons de la semaine ;
- maintenances véhicules ;
- tâches assignées ;
- notifications internes ;
- demandes à valider ;
- actions récurrentes.
Chaque demande suit une logique structurée : un utilisateur signale, la logistique valide, puis l’action est suivie dans l’ERP.
Gestion des véhicules et rappels automatiques
Le module Véhicules permet de suivre :
- immatriculations ;
- responsables affectés ;
- contrôles techniques ;
- assurances ;
- documents administratifs ;
- entretiens ;
- rappels automatiques.
L’objectif est de réduire les oublis, les immobilisations imprévues et les urgences de dernière minute.
Gestion des machines et engins
L’ERP permet aussi de réserver et suivre les machines :
- calendrier d’utilisation ;
- disponibilité ;
- réservation par chantier ;
- indisponibilités ;
- maintenance ;
- conflits de réservation.
Cette visibilité évite les doubles réservations et facilite la planification des ressources matérielles.
Relevés d’heures, paie et comptabilité : automatiser les tâches sensibles
Relevés d’heures fiabilisés
Le module Relevés d’heures permet de structurer :
- heures réellement pointées ;
- chantier concerné ;
- type d’activité ;
- comparaison avec les données véhicules ;
- validation ;
- ajustements ;
- export paie.
Chez APM, les données peuvent être comparées avec Webfleet afin de repérer des écarts éventuels entre les heures déclarées et la présence terrain.
Export automatisé vers Silae
L’ERP permet ensuite de générer les données nécessaires à la paie.
Cela réduit :
- les doubles saisies ;
- les erreurs ;
- les relances ;
- les contrôles manuels ;
- les réconciliations tardives.
La comptabilité gagne en fiabilité et en prévisibilité
SAV BTP : transformer les interventions après-vente en levier de performance
Un suivi complet des interventions SAV
Le module SAV permet de suivre :
- interventions en cours ;
- SAV terminés ;
- SAV à facturer ;
- SAV facturés ;
- origine du problème ;
- conducteur responsable ;
- coût total ;
- montant facturable ;
reste à charge ;
historique complet.
Cette vision permet d’éviter les SAV oubliés, mal préparés ou non facturés.
Un lien client pour enrichir les dossiers
IA BTP : un assistant intelligent connecté aux données de l’ERP
Ce que l’assistant IA peut faire
L’assistant IA peut aider les équipes à répondre à des questions concrètes :
- Quels sont les chantiers du jour ?
- Quelles équipes sont affectées ?
- Quel chantier présente le plus gros écart achats versus prévu ?
- Quels SAV sont facturables mais pas encore facturés ?
- Quelles livraisons sont attendues cette semaine ?
- Quels véhicules arrivent à échéance ?
- Quels chantiers nécessitent une attention particulière ?
L’intérêt est de rendre les données plus accessibles, notamment pour les dirigeants et responsables opérationnels.
Détection de situations à risque
L’IA peut aussi aider à repérer :
- dépassements d’achats ;
- dérives de temps de pose ;
- SAV en retard ;
- factures incohérentes ;
- véhicules à échéance ;
- livraisons critiques ;
- anomalies de planning.
L’objectif est de passer d’un reporting passif à un pilotage proactif.
Des garde-fous indispensables
Dans un ERP métier, l’IA doit rester fiable et contrôlée.
L’assistant ne doit pas modifier les données sans validation. Il propose, l’équipe décide.
Les règles importantes :
- respect des droits d’accès ;
- validation humaine ;
- traçabilité des actions ;
- transparence des décisions ;
- contrôle des données sensibles.
C’est cette approche qui rend l’IA réellement exploitable en entreprise.
Comptes-rendus de réunion : connecter l’IA aux actions terrain
APM utilise également Plaud pour accélérer la production de comptes-rendus de réunion.
L’objectif est de capturer les échanges puis d’extraire automatiquement :
- les décisions ;
- les actions à réaliser ;
- les responsables ;
- les échéances ;
- les points de blocage.
Moins d’oublis, plus de continuité opérationnelle
Les comptes-rendus permettent de mieux transmettre l’information entre les équipes.
Les actions issues des réunions peuvent ensuite être reprises comme tâches dans l’ERP :
- relances ;
- documents à fournir ;
- actions logistiques ;
- points SAV ;
- tâches chantier ;
- suivi administratif.
L’IA devient alors un accélérateur de coordination, pas seulement un outil de rédaction.
Prochaine étape : détection automatique des factures fournisseurs
APM prévoit d’aller plus loin avec une automatisation capable d’analyser les factures fournisseurs.
L’objectif est de détecter automatiquement :
- fournisseur ;
- date ;
- montant ;
- référence chantier ;
- document associé.
Puis de proposer une ventilation sur le bon chantier
Une validation humaine en un clic
Le fonctionnement prévu est simple :
- l’outil identifie le chantier le plus probable ;
- l’administratif ou la comptabilité valide ou corrige ;
- le chantier est mis à jour automatiquement ;
- les achats réels et pièces justificatives sont intégrés dans l’ERP.
Cette automatisation permettrait de réduire encore le temps comptable et d’améliorer la visibilité sur les marges chantier plus tôt dans le mois.
Combien coûte un ERP BTP No-Code sur-mesure ?
Dans le cas APM, le coût annuel fixe de fonctionnement de l’ERP est de 1 500 € / an, avec utilisateurs illimités.
Ce coût correspond notamment à l’abonnement Bubble.io utilisé pour faire fonctionner l’application.
Ce que couvre le coût annuel
Ce coût permet notamment de couvrir :
- hébergement cloud ;
- disponibilité de l’application ;
- mises à jour plateforme ;
- sécurité ;
- sauvegardes ;
- évolutivité ;
- utilisateurs illimités.
Contrairement à certains ERP facturés par utilisateur ou par module, cette logique permet d’accompagner la croissance de l’entreprise sans explosion des coûts d’accès.
Ce que cette étude de cas montre sur la digitalisation du BTP
Le projet APM démontre qu’une entreprise du BTP peut construire un outil digital performant sans adopter un ERP lourd, générique et coûteux.
Avec une approche No-Code, il devient possible de créer un logiciel métier :
- adapté aux processus réels ;
évolutif ; - connecté aux outils existants ;
- utilisé par les équipes ;
- orienté terrain ;
- piloté par les données ;
- compatible avec des usages IA.
Les facteurs clés de réussite
- une première version rapidement
- utilisable ;
- une co-conception avec les équipes ;
- une centralisation des données ;
- des écrans simples ;
- une logique mobile terrain ;
- des tableaux de bord utiles ;
- des automatisations ciblées ;
- des droits utilisateurs bien pensés ;
- une IA contrôlée et validée par l’humain.
Les erreurs à éviter
- vouloir tout développer dès le départ ;
- copier un ERP standard ;
- négliger les utilisateurs terrain ;
- mal structurer les données ;
- ajouter de l’IA sans cas d’usage clair ;
- oublier les droits d’accès ;
- sous-estimer la conduite du changement ;
- créer trop d’indicateurs inutiles.
Vous voulez structurer un ERP ou une application métier pour votre entreprise BTP ?
Si votre entreprise fonctionne encore avec des fichiers dispersés, des échanges informels, des doubles saisies ou un manque de visibilité sur vos chantiers, il est peut-être temps de cadrer un projet d’application métier.
Academy Numérique accompagne les entreprises dans la conception d’outils No-Code et IA adaptés à leurs processus réels :
- ERP BTP sur-mesure ;
- tableau de bord chantier ;
- application Bubble métier ;
- automatisation des workflows ;
- assistant IA connecté aux données ;
- digitalisation des processus terrain ;
- cadrage de projet applicatif.