Il ne s’agit pas d’un changement majeur mais dans plusieurs de nos webinaires sur G-Suite nous abordons le transfert de propriété. Situé dans les options de l’utilisateur l’option transfert était systématiquement proposée lorsque l’utilisateur supprimait un compte. Depuis fin avril 2020, l’option n’est plus proposée .. enfin si mais il faut passer par une autre fonctionnalité ..
Transfert de propriété, compte gratuit, compte payant G-Suite, ce qui change …
Proposée à partir du forfait le moins cher (5.2 €/mois pour un compte G-Suite Basic), cette fonction permet, contrairement à un compte gratuit, de récupérer l’entièreté des informations (Drive, Agenda ..) d’un collaborateur qui quitterait l’entreprise / association. C’est utile, surtout lorsqu’on sait que les documents (Doc, Sheet, Slide Form et autres) sont par défaut la propriété du compte qui a créé le document (même si il est toujours possible de transférer la propriété à une personne une fois le doc créé et partagé en mode édition avec une autre personne)
Je t’ai perdu ?? Je m’explique, tu disposes d’une solution Google Drive gratuite .. tu accueilles Pierre un stagiaire pour une durée de 2 mois, il crée durant sa période de stage des docs sur le drive .. des dizaines .. et oui il travaille dure pierre !
Au bout des 2 mois, que se passe-t-il ?
Cas °1/ Pierre a pris soin de partager systématiquement avec Eloise (la directrice) tous ses docs et de lui transférer la propriété. (il faut faire confiance à Pierre, de plus cela prendra du temps)
Cas n°2/ Pierre est sympa et lui laisse tous les docs créés en partage avec Eloise, jusqu’au jour ou … il les supprimera (dommage)
Cas N°3 / Eloise télécharge tous les docs que Pierre a partagés avec elle pour les uploader dans son drive afin d’en détenir la propriété .. (super, Eloise a du temps, espérons que Pierre n’a rien oublié de partager)
Cas n°4 / Eloise et Pierre sont fachés, Pierre quitte l’entreprise et supprime Eloise de tous les dossiers partagés avec elle .. (perte de données..)
Ce qui change avec un compte G-Suite payant
En utilisant un compte G-Suite, c’est un peu plus simple.. Eloise peut ajouter depuis sa console d’administration pierre@lenomdesasociete.com et lorsque Pierre quitte la société, Eloise peut transférer l’intégralité des données vers un autre utilisateur de la société.. plutôt pratique !
Alors comment comment faire ? depuis l’interface G-SUITE, sous le menu “utilisateur” l’administrateur peut supprimer le compte utilisateur, systématiquement lors de la suppression la console proposait de transférer la propriété .. mais depuis fin avril le compte est automatiquement supprimé sans préavis ..(pas d’inquiétude, un compte supprimé peut être restauré dans un délai de 20 jours)
Mon conseil pour transférer la propriété, premièrement, suspendre le compte utilisateur (menu utilisateur > plus > suspendre le compte. Ensuite depuis le menu Application > G Suite > Drive puis > transférer la propriété. Voilà le tour est joué, tu peux ensuite supprimer le compte tranquillement.
il y a surement une explication à cette modification dans la console, il me semblait plus prudent de proposer le transfert lors de la suppression d’un compte.