Il ne s’agit pas d’un changement majeur mais dans plusieurs de nos webinaires sur G-Suite nous abordons le transfert de propriété. Situé dans les options de l’utilisateur l’option transfert était systématiquement proposée lorsque l’utilisateur supprimait un compte. Depuis fin avril 2020, l’option n’est plus proposée .. enfin si mais il faut passer par une autre fonctionnalité ..

Transfert de propriété, compte gratuit, compte payant G-Suite, ce qui change …

Proposée à partir du forfait le moins cher (5.2 €/mois pour un compte G-Suite Basic), cette fonction permet, contrairement à un compte gratuit, de récupérer l’entièreté des informations (Drive, Agenda ..) d’un collaborateur qui quitterait l’entreprise / association. C’est utile, surtout lorsqu’on sait que les documents (Doc, Sheet, Slide Form et autres) sont par défaut la propriété du compte qui a créé le document (même si il est toujours possible de transférer la propriété à une personne une fois le doc créé et partagé en mode édition avec une autre personne)
Je t’ai perdu ?? Je m’explique, tu disposes d’une solution Google Drive gratuite .. tu accueilles Pierre un stagiaire pour une durée de 2 mois, il crée durant sa période de stage des docs sur le drive .. des dizaines .. et oui il travaille dure pierre !

Au bout des 2 mois, que se passe-t-il ?
Cas °1/ Pierre a pris soin de partager systématiquement avec Eloise (la directrice) tous ses docs et de lui transférer la propriété. (il faut faire confiance à Pierre, de plus cela prendra du temps)
Cas n°2/ Pierre est sympa et lui laisse tous les docs créés en partage avec Eloise, jusqu’au jour ou … il les supprimera (dommage)
Cas N°3 / Eloise télécharge tous les docs que Pierre a partagés avec elle pour les uploader dans son drive afin d’en détenir la propriété .. (super, Eloise a du temps, espérons que Pierre n’a rien oublié de partager)
Cas n°4 / Eloise et Pierre sont fachés, Pierre quitte l’entreprise et supprime Eloise de tous les dossiers partagés avec elle .. (perte de données..)

Ce qui change avec un compte G-Suite payant

En utilisant un compte G-Suite, c’est un peu plus simple.. Eloise peut ajouter depuis sa console d’administration pierre@lenomdesasociete.com et lorsque Pierre quitte la société, Eloise peut transférer l’intégralité des données vers un autre utilisateur de la société.. plutôt pratique !
Alors comment comment faire ? depuis l’interface G-SUITE, sous le menu “utilisateur” l’administrateur peut supprimer le compte utilisateur, systématiquement lors de la suppression la console proposait de transférer la propriété .. mais depuis fin avril le compte est automatiquement supprimé sans préavis ..(pas d’inquiétude, un compte supprimé peut être restauré dans un délai de 20 jours)

Mon conseil pour transférer la propriété, premièrement, suspendre le compte utilisateur (menu utilisateur > plus > suspendre le compte. Ensuite depuis le menu Application > G Suite > Drive puis > transférer la propriété. Voilà le tour est joué, tu peux ensuite supprimer le compte tranquillement.

il y a surement une explication à cette modification dans la console, il me semblait plus prudent de proposer le transfert lors de la suppression d’un compte.

Dans ce webinaire dédié aux professionnels, nous te présentons comment digitaliser ton entreprise pour être efficace en télé-travail. Plus précisément, nous te présentons en détails un outil intuitif, sécurisé, utile et simple à mettre en place qui permet à toutes les entreprises d’être plus efficaces (notamment en télé-travail) : la G-Suite. Plus efficace « notamment en télé-travail » car en réalité la Suite de Google a un nombre de fonctionnalités et d’avantages impressionnants qui en font un outil précieux pour toute entreprise souhaitant se digitaliser (pouvoir accéder à ses documents de partout), collaborer (partager des documents, travailler à plusieurs sur certains projets), partager des fichiers avec des partenaires externes à l’entreprise, etc.

Voici plus en détail le contenu de ce webinar :

Présentation de la G-Suite : la suite collaborative de Google

Nous te présentons l’univers de la G-Suite et toutes les applications incluses dans cette suite professionnelle proposée par Google : Drive, Messagerie, Agenda, Traitement de texte, Tableur, Présentation Slide Formulaire de satisfaction, outil de visioconférence et de Chat…

Tu y découvriras également comment déployer la G-Suite dans ton entreprise, avec tes collaborateurs : comment créer un compte ; gérer les utilisateurs ; les paramètres de partage etc.

Présentation de l’application Drive

Nous t’expliquons ensuite plus précisément comment fonctionne le Drive de Google qui permet de classer, stocker, partager tous tes documents numériques. Cet outil est sécurisé ; accessible partout, collaboratif, évolutif (grâce à des modules complémentaires) et compatible (notamment avec la suite de Microsoft). A ce sujet, tu verras comment assurer les compatibilités avec les formats Word, Excel et comment partager des documents avec des personnes qui ne disposent pas de la G-Suite.

Présentation de la bureautique connectée

Nous présentons également dans ce webinaire les différents outils de Google qui sont inclus dans cette « bureautique connectée ». Par des exemples concrets, nous montrons le fonctionnement de Google Docs (traitement de texte) , Google, Sheets (tableur), Slides (Présentation animée), Forms (Questionnaire) et nous créons une visio et un chat en direct comme vous pourrez le faire dans vos projets.

Pour aller plus loin…

Ce webinaire a été proposé en partenariat avec l’IRCE, et les partenaires du dispositif « Mon Projet d’Entreprise” de la Région Sud, dans le contexte de confinement imposé par l’épidémie du virus COVID19.

Chez Academy Numérique, nous utilisons la G-Suite au quotidien depuis notre création et prenons conscience un peu plus chaque jour des avantages de cette formule. Nous aimons la faire découvrir aux entreprises qui sont souvent très enthousiastes de se rendre compte qu’un outil aussi complet et aussi pratique existe et leur est accessible.

Si tu le souhaites nous pouvons t’aider à déployer cet outil au sein de ton entreprise et accompagner tes équipes pour qu’elles s’approprient ces outils et l’ensemble de leurs fonctionnalités. N’hésite pas à nous contacter.